La ejecución de un proyecto puede ser vista como un proceso que se desarrolla en fases, desde que nace o se concibe la idea hasta que se materializa y se pone en operación el activo o la instalación y ésta comienza a generar un valor al accionista o dueño. En algunos casos, el proyecto podría no llegar a ejecutarse y ser cancelado durante su trayectoria hacia la materialización, porque en algún momento de ésta se pudo determinar que no genera suficiente valor.
Cuando un proyecto de inversión está en marcha, se puede incurrir en errores tales como la omisión de factores clave en los estudios preliminares o desviaciones en el alcance, tiempo y presupuesto. La pregunta obligatoria aquí es la siguiente: ¿ Cómo lograr identificar estos problemas a tiempo y antes de que ellos provoquen consecuencias irreparables?.
Para mitigar estas desviaciones existen diversas metodologías que constituyen un marco de referencia que registran las recomendaciones sobre las mejores prácticas para ejecutar los proyectos. Entre las metodologías más utilizadas en las organizaciones se encuentran:
- Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) del PMI, y sus estándares para gerencia de programas y portafolios.
- Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) del PMI,
- Project Management de la ISACF,
- Front End Loading (FEL) del IPA,
- Project Definition Rating Index (PDRI) para proyectos industriales del Construction Industries Institute CII y su estándar particular para proyectos de edificaciones,
La metodología para la ejecución de proyectos, generalmente usada por grandes empresas y corporaciones del área de la Energía suele ser la FEL de IPA, por el nivel de complejidad y costos de los proyectos que requieren de un alto nivel de definición antes de comprometer recursos financieros para su implantación.
La metodología FEL (Front-End Loading), es una metodología que consiste en un conjunto de procesos para el desarrollo de proyectos de inversión, basados en la consideración gradual y comprensiva de todos los factores claves que permitan traducir la estrategia de una compañía en un proyecto clave. Esta metodología se basa en el concepto de portones de aprobación, donde en cada portón se aprueba, o no, el pase a la siguiente etapa; se aplica a la gestión de proyectos de inversión para reducir costos, mejorar el proceso de toma de decisiones y mantener el proyecto alineado con la línea base, ya que cada fase, antes de ser iniciada, debe estar planificada y aprobada.
El concepto de los portones abiertos consiste en que para avanzar al siguiente pasillo, primero debe cerrarse el portón previo. El uso de ésta metodología por las grandes corporaciones de la Energía es porque genera grandes ahorros, pues permite mantener el proyecto alineado con la línea base, reduce los riesgos y asegura que cada fase preliminar sea debidamente planificada y aprobada antes de ser iniciada la fase de ejecución.
El término Front-End Loading, fue acuñado inicialmente la compañía DuPont en 1987, y usado de forma generalizada por las industrias químicas, refinerías y gas. A partir de un trabajo de benchmarking desde 1993 hasta 2003, y sobre la base de la experiencia en varias empresas consultadas que usaban la definición y desarrollo para sus proyectos.
La Independent Project Analisys Inc. (IPA), denominó ciclo FEL (Front End Loading) a las fases de la metodología para la definición del proyecto, mientras que al otro grupo de fases para la implantación las denominó ciclo EPCC (Engineering, Procurement, Construction, Commissioning – Ingeniería, Procura, Contrucción y Puesta en Marcha), siendo la fase de Operación la última fase. La metodología FEL fue presentada por la IPA Inc en las 30va y 32va Annual Engineering & Construction Contracting Conference, en los años 1998 y 2000 respectivamente.
La metodología FEL identifica tres etapas muy claramente (Fig. 1):
FEL 1: Esta primera etapa es conocida como la fase de identificación de la oportunidad, sirve para validar la oportunidad del negocio y se basa en estudios de factibilidad técnico-económicos.
FEL 2: Conocida como la fase de proyecto conceptual, es la etapa en la que se inicia el planeamiento del proyecto a fin de seleccionar una alternativa y avanzar en las definiciones de la misma.
FEL 3: La última etapa, llamada también fase de proyecto básico, consiste en el desarrollo detallado del alcance, se elabora la ingeniería básica, se crea el plan de ejecución, la formación del equipo y la estructura necesaria, y la estimación final de las inversiones, con un margen mínimo de error. Una vez culminada ésta fase ya se cuenta con un nivel de detalle de la inversión suficiente como para solicitar el financiamiento de las obras para su implantación.
Fase de Ejecución: Luego de completar las tres fases, se procede a la ejecución del proyecto, considerando la ingeniería de detalle, la construcción y el montaje. Es la fase en la que más tiempo y dinero se invierten (representa más del 80% de la inversión), y su éxito en parte queda determinado por la calidad de las fases anteriores.
Fig.1. Etapas del Método FEL-IPA.
Entregables principales de cada fase del Proyecto.
Las fases de la metodología FEL (mostradas en la Fig. 2), también son conocidas como: Fase de Visualización (Identificación de oportunidades), Fase de Conceptualización (Selección de alternativas), y Fase de Definición (Planificación del proyecto). El producto del proceso FEL, es el paquete de las bases de diseño de requisitos particulares para soportar la implantación de un proyecto o ciclo EPCC.
Fig. 2. Diagrama del Ciclo FEL-EPCC-Operación
La IPA Inc. también define tres fases de ingeniería que denomina FEED (Front End Engineering Development), como: Ingeniería conceptual (fase de Conceptualización), Ingeniería Básica (fase de Definición), Ingeniería de detalle (fase de Ingeniería). Solo las fases de ingeniería conceptual y la de ingeniería básica, están presentes en el ciclo FEL; (FEL 2 y FEL 3, respectivamente), la fase de ingeniería de detalle pertenece al ciclo EPCC.
Cada fase de procesos, antes de ser iniciada, debe estar correctamente planificada, y su fase anterior auditada y aprobada. Cada una debe cumplir una serie de actividades y puntos de verificación y control, y así obtener la correspondiente autorización de los niveles de autoridad de la organización, antes de avanzar a la siguiente fase de procesos y comprometer recursos del proyecto. En cada una de las fases se van incorporando elementos de información y análisis, que permitan una mayor definición del alcance, una minimización de los riesgos e incertidumbres, así como un estimado de costos y programas de ejecución mucho más preciso.
En todas las fases antes mencionadas existen metas y objetivos muy importantes para el éxito del proyecto, entre los cuales hay algunos comunes que cabe mencionar:
- Integración de funciones y requerimientos: dueño o unidad de negocios, proyectos, contratista y operaciones, de tal forma que el proyecto o la instalación cumpla con los requisitos de todos en el tiempo establecido para ello.
- Construcción al más bajo costo de instalaciones de la calidad requerida, en el menor tiempo posible.
- Información a los niveles decisorios del negocio que permita predecir:
- Metas de calidad de las instalaciones y de los productos.
- Proyecciones de completación y de costos.
- Comparación de costos reales con costos estimados.
- Riesgo implícito del negocio.
- Incremento de la rentabilidad del negocio.
- Registro y divulgación de “lecciones aprendidas“.
Se requiere la participación de equipos multidisciplinarios para desarrollar cada fase con sus respectivos entregables completamente estructurados (ver Fig. 3). Estos entregables alimentan un documento denominado “Documento de Soporte de Decisión” (DSD), que servirá para la toma de decisión en los respectivos niveles de autoridad, para su conformidad y aprobación, así como también las consideraciones técnicas de la fase respectiva. Este hito fundamental es para obtener la aprobación y los recursos necesarios para poder avanzar hacia la fase siguiente.
Fig. 3. Ciclo de Proceso de una Fase FEL.
La conclusión del ciclo FEL se establece cuando el nivel de definición del proyecto está lo suficientemente soportado y detallado dentro de los términos del alcance, costos estimados, tiempo programado, calidad definida, riesgos identificados y los entregables para ingeniería, que serán el soporte para la fase EPCC, una vez aprobadas todas y cada una de las fases FEL.
El método FEL se enfoca en las fases donde hay mayores posibilidades de mejorar la eficiencia en el proceso de ejecución.
En la Fig. 4. la curva azul refleja la habilidad de la organización que va a acometer un proyecto, de influir sobre el costo total y el tiempo de ejecución del mismo durante las diferentes fases del proyecto, mientras la curva roja representa el desembolso esperado.
Fig. 4. Curva de Oportunidades de Reducción de Costo/Programación en un Proyecto
Del análisis de la Fig. 4. se observa que existe mucha más oportunidad de influenciar los resultados de costo y tiempo durante las etapas tempranas del proyecto (“Definición y Desarrollo”), cuando los desembolsos son relativamente mínimos, que en las etapas siguientes (“Implantación y Operación“), cuando se construye y pone en operación la instalación, y los desembolsos ya son significativos.
En la curva de desembolsos se puede notar que una vez comprometido el dinero (véase el hito “Otorgamiento de Buena–pro“), se pierde la habilidad de mejorar significativamente o de redireccionar los fondos para generar un retorno de la inversión más rápido o más alto.
Investigaciones realizadas a nivel internacional por el “Construction Industry Institute” (CII) de los Estados Unidos indican que desarrollar una buena etapa de “definición y desarrollo“ (FEL) en los proyectos, basada en unas mejores prácticas de calidad, puede reducir los costos en un intervalo del 10 al 20%, si se comparan con el costo promedio de los proyectos que tienen una deficiente etapa de “definición y desarrollo“.
Está demostrado también que la “Gerencia del Riesgo” del negocio es la fuerza que mueve el proyecto durante las fases tempranas; las pobres definiciones de los proyectos se deben a menudo a la falla en la reducción o mitigación de los riesgos, con los consecuentes problemas que se suscitan luego en la ejecución. En estas etapas iniciales es cuando menos podemos corregir el rumbo del proyecto, para enderezarlo sin incurrir en grandes costos y/o penalidades de tiempo.
La conclusión del ciclo FEL se establece cuando el nivel de definición del proyecto está lo suficientemente soportado y detallado dentro de los términos del alcance, costos estimados, tiempos programados, calidad definida, riesgos identificados y completados los entregables requeridos para desarrollar la fase EPCC.
Una buena definición conduce sin falta a una menor variación en términos de costo, tiempo y características de operación, al igual que a una reducción en impactos negativos sobre otros factores más intangibles, como la satisfacción del cliente, mejoras en las relaciones con los interesados y motivación entre los participantes del proyecto por los éxitos parciales alcanzados, con ello se incrementa exponencialmente las posibilidades de éxito general del proyecto.
Oil and Gas por Abfreddy Sánchez 